Çıkış Mülakatı (Exit Interview)

Hem firmalar hem de İK’cılar hep işe alım mülakatlarına önem ve özen göstermektedirler. Bu konuda sonuna kadar haklı olsalarda en az biri kadar değerli ve önem verilmesi gereken bir mülakat daha var: Çıkış Mülakatı.

İşe alım mülakatları evet önemliler, hem kurum kültürüne uygun, hem verimli çalışabilecek, hem de şirkete ciddi katma değer yaratacak adayı bulmak gerçekten zor o yüzden önemli, kabul ediyoruz fakat istediğiniz gibi bir adayı işe aldıktan sonra elinizde tutamayacaksanız bu kadar çabanın, uğraşmanın ne anlamı var ki? Çıkış mülakatları çalışanlarınızı elinizde tutmak için birinci dereceden araçlar olmasalar da size verdikleri bilgi ve gösterdiği yön sayesinde birinci dereceden araçlar oluşturmanıza yardımcı olurlar. Çıkış mülakatlarında alacağınız her türlü bilgi bir sonraki istenmeyen kaybınızı önlemeye yardımcı olabilir. 

Çıkış mülakatlarını bir form üzerinden yapmanız daha sağlıklı olacaktır fakat sadece form doldurarak bu iş yapılabilseydi adı zaten mülakat olmazdı. İşten ayrılacak olan çalışanla iki nedenden dolayı mülakat yapmalısınız;
1- Halen kendisini değerli hissetmesi ve ayrılıyor olsa da ailenizin bir mensubu olduğunu bilmesi için
2- Formda yazılı hale getirmemek için yazmaktan çekindiği şeyleri yüz yüze anlatmaktan genellikle çekinmiyor olmaları, sonuçta onlarda haklılar söz uçar yazı kalır...

Çıkış mülakatı yaparken dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta ise; not tutmamanızdır ya da tutacaksanız bunu çalışanın görebileceği bir şekilde yapın ki neler yazdığınızı görsün aksi halde yukarıda bahsettiğim yazılı hale getirmekten imtina ettiği noktaları sözlü olarakta dile getirmeyecektir.

Çıkış mülakatı formu ne kadar çok seçenek sunarsa çalışana o kadar çok bilgi alabilirsiniz, çünkü çalışan kısa bir süre sonra çalışmayacağı bir yer için çok vakit harcamak istemeyecektir. Dolayısıyla siz seçeneği az tutup çalışana form üzerinde kendisinin doldurması için alanlar bırakırsanız çalışanlar genellikle bunları boş bırakır ama seçeneği bol bir form oluşturursanız çalışanlar sadece bir tik atacakları şeyleri doldurmaktan imtina etmezler.

İyi bir çıkış mülakatı formunda, mutlaka iyi bir başlangıç olmalı, iyi bir başlangıçta ise böyle bir formu neden doldurması gerektiği ve burada paylaşacağı bilgilerin ne tür faydalı işlerde kullanılacağı bilgisi verilirse çalışan daha çok bilgi paylaşmak isteyebilir. Başlangıç olarak şu tür bir açılış iyi olabilir: 
“Bu form, firmamızda çalışmış olduğunuz süre içerisinde gözlemlediğiniz ve belirtmek istediğiniz düşünce ve fikirlerinizi paylaşma amacına yönelik oluşturulmuştur. 

Bu formda belirteceğiniz görüş ve yorumlarınızdan, çalışanların iş ortamını ve çalışma koşullarını iyileştirmeye yönelik olarak faydalanılması planlanmaktadır. Ayırdığınız zaman ve işbirliğiniz için teşekkür ederiz.”

İyi bir başlangıçtan sonra, çok seçenekli olarak “işten ayrılma sebebi”,

o   eğer iş bularak ayrılıyorsa sizi hangi şartlarda bir iş için bıraktığını görmek ve

o   kıyas yapabilmek için “yeni iş ile ilgili bilgiler”,

“işi ile ilgili en çok sevdiği ve en çok sevmediği yanlar”, yine çok seçenekli olarak

o   “firmadaki çalışma koşulları ile ilgili bilgiler”,

o   “işten ayrılmaması için nelerin değiştirilmesini isteyeceği”,

bu seçenekte bahsedeceği sıkıntılara istinaden “bu sıkıntılarınız yöneticiniz tarafından biliniyor muydu?”

o   yine burada bir alt kırılım olarak “eğer yöneticiniz bilmiyor ise paylaşmamızda bir sakınca var mı?”, 

o   “işten ayrılacağınızı söylediğinizde yöneticiniz size alternatifler sundu mu?”,

o   “yöneticinin değerlendirilmesi”,

ve öneriler yani

o   “kaliteli çalışanlarımızı kaybetmemiz için bize neler önerirsiniz?” ve

o   “sizin yerinize gelecek kişiyi uyarmak istediğiniz konular ve vermek isteyeceğiniz öğütler nelerdir?” soruları.

“Firmadaki çalışma koşulları ile ilgili bilgiler” kısmı, en önemli kısım aslında, bu kısımdan maksimum verim alabilmek için çalışana birçok alt seçenek sunmanız lazım ki o da sizinle maksimum bilgi paylaşımı yapsın. Ayrıca yine bu kısımda puanlandırma sistemi getirmek yine çok faydalı olabilir. Bu kısımda

o   “çalışanlara adil davranılması”,

o   “iyi performansın fark edilmesi ve takdir edilmesi”,

o   “çalışanların desteklenmesi”,

o   “problem ve şikayetlerin dinlenmesi ve bunlara çözüm getirilmesi”,

o   “departman içi ve diğer departmanlarla olan ilişkiler”,

o   “verien eğitimler”,

o   “maaş ve ikramiye”,

o   “çalışma saatleri”,

o   “iş yoğunluğu”,

o   “işe kendini ait hissedebilme”

vb. alt seçenekler sorulabilir ve burada her alt başlık için 1’den 5’e kadar bir puanlama sistemi getirilirse çalışan her konu için mutlaka fikir belirtecektir, ayrıca puan yazılan yere yorum kısmını eklemeyi unutmayın.

“Yöneticinin değerlendirilmesi” kısmı ise ikinci öncelikli kısım (niye bu iki kısım önemli? Çünkü çalışanların çok önemli bir kesimi bu iki kısım ve bunların altındaki alt seçeneklerden dolayı çıkıyor). Bu kısımda öncelikle yine puanlama sistemi mantığıyla yöneticiyi değerlendirtmek gerekiyor, burada alt başlıklar olarak

o   “ işinde oldukça yetkindir, bilgilidir” ,

o   “çalışanlarının fikirlerini öğrenmek için onları cesaretlendirir”,

o   “problem çözücüdür”,

o   “takım çalışması için çalışanlarını özendirir”,

o   “işle ilgili talimatları açık ve net bir şekilde anlatır” ve

o   “çalışanları arasında herhangi bir ayrım yapmaz” vb. kullanılabilir. 

“Yöneticinin değerlendirilmesi” kısmından hemen sonra “İşten ayrılmayacak olsanız yöneticinizle ilgili olarak nelerin değişmesini isterdiniz?” ana başlığı gelebilir, burada da alt başlıklar olarak şunlar kullanılabilir:

o   “Çalışanları arasında ayrım yapmamasını, çalışanlarına daha adil davranmasını”,

o    “Bana daha fazla zaman ayırmasını”,

o   “Performansımı farkedip, takdir etmesini”,

o   “Bana daha çok güvenmesini” vb...

Burada birden fazla seçeneğin işaretlenmesine izin vermeyi unutmamalıyız.

Çıkış mülakatları hak ettiği kadar sık kullanılırsa, iş hayatında çok ufakta olsa bazı iyileşmelere katkıda bulunacağını düşünüyorum.